EXTERNALIZACIÓN: ¿MODELO DE GESTIÓN PERMANENTE, TEMPORAL O AMBOS?
Mucho se ha escrito, comentado y discutido sobre la externalización y sobre cómo se considera una decisión de gestión basada en objetivos estratégicos a largo plazo y de carácter global.
No obstante, en este artículo, trataremos de responder a la pregunta de si es posible confiar en un tercero para gestionar determinados procesos. Y para ello, desglosaremos sus características principales y explicaremos cómo, en muchas ocasiones, la decisión de externalizar puede depender de los objetivos operativos a corto plazo; o de la necesidad de encontrar modelos y mecanismos que permitan adaptarse a entornos y situaciones cambiantes, como las provocadas por la estacionalidad.
Factores que favorecen la externalización
Los factores que impulsan a una empresa a optar por la externalización son:
- Reducción de costes: las empresas buscan ahorrar en mano de obra, infraestructura o tecnología al recurrir a proveedores especializados, quienes pueden ofrecer servicios a un menor costo.
- Acceso a especialización: la externalización permite a las empresas acceder a conocimientos que no poseen internamente.
- Acceso a tecnología avanzada: los proveedores externos suelen estar mejor equipados, con tecnología más actualizada que la empresa no puede mantener.
- Flexibilidad: externalizar permite adaptarse más rápidamente a los cambios en el mercado, sin la necesidad de aumentar su infraestructura o equipo interno.
- Enfoque en el core business: al externalizar tareas secundarias, la empresa libera recursos y tiempo, lo que le permite enfocarse en sus actividades principales.
Cómo funciona la externalización
La externalización implica transferir ciertas tareas, procesos o servicios a un proveedor externo y, para ello, se deben seguir los siguientes pasos:
- Identificación de actividades: la empresa tiene que determinar qué actividades o procesos no forman parte de su core business y pueden externalizarse.
- Selección del proveedor: para elegir un proveedor externo adecuado es importante prestar especial atención a criterios como la experiencia, el coste y la calidad del servicio.
- Negociación del contrato: la empresa contratante y el proveedor de servicios deben acordar el alcance del trabajo, los plazos establecidos, los costos involucrados y los niveles de servicio esperados (SLAs).
- Transferencia de actividades: la empresa transfiere las responsabilidades al proveedor, que comienza a asumir el control del proceso o servicio.
- Monitoreo y gestión del rendimiento: a lo largo de la relación empresarial, el contratante continúa evaluando el desempeño del proveedor para asegurar el cumplimiento de los estándares y los objetivos operativos y de calidad establecidos (KPIs).
Ventajas de la externalización
Entre los principales beneficios que aporta la externalización de servicios a la empresa destaca:
- La reducción de costes operativos: al externalizar, se eliminan o reducen gastos como salarios, seguros y equipamiento, ya que el proveedor asume esos costos.
- La mejora de la eficiencia: los proveedores externos especializados son, en general, más eficientes debido a su experiencia y enfoque en tareas específicas.
- El acceso a talento global: la externalización permite a las empresas contratar servicios en cualquier parte del mundo, aprovechando mercados con mano de obra calificada a un costo menor.
- La reducción de riesgos: los proveedores están mejor preparados para gestionar riesgos relacionados con su especialidad, como problemas tecnológicos o cambios normativos.
Minimizar gastos con la externalización
El ahorro de costos es una de las principales razones por las que las empresas optan por la externalización; sin embargo, esta estrategia puede contribuir a reducir gastos y mejorar la eficiencia operativa en ámbitos relacionados con:
- Capital humano: recurrir a países con menor coste de mano de obra (offshoring) puede resultar significativamente más barato.
- Inversión en infraestructura: el proveedor suele proporcionar la tecnología, software, instalaciones y equipos, lo que reduce la necesidad de inversiones por parte de la empresa.
- Servicios operativos: al externalizar procesos como el soporte al cliente o la contabilidad, la empresa evita los costos fijos de empleados, beneficios, formación y equipos.
- Escalabilidad económica: la externalización permite escalar operaciones hacia arriba o hacia abajo según la demanda, pagando únicamente lo necesario en cada momento.
Problemas de la externalización
A pesar de sus ventajas, la externalización también presenta riesgos para la empresa:
- Pérdida de control: al delegar una función, la empresa puede perder el control directo sobre su calidad y gestión.
- Dependencia del proveedor: la empresa puede volverse dependiente del proveedor, lo que podría ser problemático si este no cumple con las expectativas.
- Problemas de comunicación: la diferencia en zonas horarias, idiomas o culturas puede generar problemas de coordinación y comunicación.
- Riesgos de seguridad: la externalización de servicios, especialmente de TI o datos, puede aumentar el riesgo de filtraciones de información o incumplimientos normativos, si el proveedor no toma las medidas adecuadas.
- Resistencia interna: los trabajadores pueden resistirse al cambio, temiendo la pérdida de su empleo o la reestructuración interna.
Entonces, ¿es posible confiar en un tercero?
Se ha comprobado que los modelos de externalización son efectivos y fácilmente adaptables para gestionar procesos temporales, donde, debido a la estacionalidad, es necesario ajustarse rápidamente a volúmenes de producción cambiantes y a circunstancias que evolucionan según el entorno y el mercado.
No solo en logística y transporte hay que gestionar campañas, otros sectores y actividades como la hostelería, la agricultura, el retail, la industria textil, la educación, la construcción y los servicios auxiliares, entre otros, también enfrentan las fluctuaciones de la oferta y la demanda, y tienen que aprender a atender sus picos de producción.
Llegados a este punto, toca responder a la gran pregunta: ¿es posible confiar en un tercero y subcontratar la gestión de una campaña temporal? La respuesta es claramente sí.
Salvaguardando todos los temas legales necesarios que garantizan la seguridad jurídica de todas las partes, si se encuentra al partner adecuado, la empresa podría eliminar internamente tareas relacionadas con:
- La capacitación: formación, PRL, EPIs, etc.
- La gestión de personas: turnos, vacaciones, absentismo, rotación, etc.
- Otras gestiones y costes indirectos relacionados con el personal: seguros, pasivos laborales, costes sindicales, CAE, etc.
¿Y qué ganamos a cambio? Flexibilidad, eficiencia, posible variación de costes fijos, control operativo, know how del outsourcer, y, sobre todo, no tensionar y realizar una inversión extra para poder gestionar una campaña.
En definitiva, la externalización es una herramienta poderosa, siempre y cuando se aborde y gestione adecuadamente, ya sea como un modelo de gestión permanente e integrado en la estructura organizativa o como una solución esporádica para atender necesidades puntuales.
Para más información: ATE Outsourcing
Rafael Sánchez Torres
https://www.ateoutsourcing.com/
Director de Organización de ATE Outsourcing
Tlf: (+34) 687 425 312